Eksperci z Systim.pl – jednej z najczęściej wybieranych w Polsce platform do księgowości, kadr i płac – podkreślają, że wbrew pozorom przejście na KSeF nie wymaga kosztownych wdrożeń IT. Wystarczy nowoczesny system, który łączy fakturowanie, rozliczenia i obieg dokumentów w jednym miejscu.
Krajowy System e-Faktur to platforma Ministerstwa Finansów, przez którą będą przechodzić wszystkie faktury sprzedażowe i zakupowe między podatnikami VAT. Obowiązek korzystania z systemu zostanie wprowadzony etapowo: od 1 lutego 2026 r. obejmie największych podatników, od 1 kwietnia 2026 r. – pozostałych czynnych podatników VAT, a od 1 stycznia 2027 r. – podatników zwolnionych z VAT.
Każda faktura wystawiona przez firmę z Bełchatowa otrzyma unikalny numer nadany przez KSeF i trafi bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów. Dokumenty papierowe czy PDF będą mogły pełnić jedynie funkcję pomocniczą.
Jak wyjaśniają eksperci, to nie tylko zmiana formalna, ale także szansa na uproszczenie procesów finansowych w firmach. – Wiele przedsiębiorstw dzięki KSeF po raz pierwszy porządkuje swój obieg dokumentów i rezygnuje z papierowych segregatorów. To moment, żeby wdrożyć rozwiązania, które realnie skrócą czas pracy z fakturami – mówi doradca ds. wdrożeń w Systim.pl.
Małe firmy z Bełchatowa działają w różnych branżach – od handlu i usług budowlanych po logistykę. Wspólne jest jedno: duża liczba faktur, które trzeba wystawiać, księgować i kontrolować. Wielu właścicieli firm robi to nadal w arkuszach kalkulacyjnych lub prostych szablonach.
Nowoczesny program do fakturowania online automatyzuje większość z tych czynności. Umożliwia m.in.:
- wystawianie faktur z dowolnego urządzenia,
- automatyczne pobieranie danych kontrahenta z bazy GUS,
- wysyłkę dokumentów bezpośrednio do KSeF,
- kontrolę płatności i automatyczne księgowanie kosztów,
- bezpieczne archiwizowanie wszystkich dokumentów online.
W praktyce oznacza to mniej ręcznego przepisywania danych, mniej błędów i szybsze rozliczenia. – Systim automatycznie księguje faktury, amortyzację środków trwałych czy listy płac. Daje też możliwość pracy kilku osób jednocześnie, dzięki czemu właściciel, księgowy i biuro rachunkowe mogą działać na tych samych danych – wyjaśnia zespół Systim.
Dla przedsiębiorców z Bełchatowa ważne jest nie tylko wystawianie faktur, ale także ich księgowanie i raportowanie. Dlatego coraz częściej wybierają rozwiązania kompleksowe – takie, które łączą fakturowanie, księgowość, kadry i magazyn w jednym środowisku.
Systim.pl oferuje pełny zakres funkcji – od KPiR i ryczałtu, przez obsługę KSeF, po moduły kadrowo-płacowe i CRM. Program automatycznie tworzy deklaracje podatkowe, rejestry sprzedaży i zakupu, a także przygotowuje pliki JPK. Dzięki integracji z bankami i systemami magazynowymi przedsiębiorca widzi w czasie rzeczywistym zarówno przychody, jak i koszty.
To szczególnie przydatne w firmach handlowych i usługowych, gdzie szybkość obiegu dokumentów ma bezpośredni wpływ na płynność finansową.
Korzyści z cyfrowego fakturowania widać niemal natychmiast:
- krótszy czas obiegu faktur i rozliczeń,
- większą przejrzystość w kosztach,
- łatwiejsze przygotowanie deklaracji podatkowych,
- automatyczne powiązanie faktur z płatnościami,
- zgodność z najnowszymi przepisami.
Wdrożenie takiego rozwiązania to także bezpieczeństwo danych – wszystkie informacje są szyfrowane i dostępne wyłącznie dla uprawnionych użytkowników.
– Kiedy przedsiębiorcy zaczynają korzystać z KSeF w praktyce, widzą, że to nie biurokratyczny obowiązek, ale narzędzie, które pozwala oszczędzić czas i uniknąć błędów – mówi doradca Systim. – Największą różnicę odczuwają firmy, które dotąd pracowały w kilku osobnych programach. Teraz mają wszystko w jednym miejscu.
Firmy z Bełchatowa coraz częściej przenoszą księgowość do chmury. Wraz z obowiązkiem KSeF ten trend jeszcze przyspieszy, bo praca z dokumentami online staje się wygodniejsza i bezpieczniejsza.
Cyfrowe narzędzia pozwalają prowadzić rozliczenia w czasie rzeczywistym – bez drukowania dokumentów i wymiany maili z załącznikami. Przedsiębiorca ma stały dostęp do danych finansowych, może szybciej reagować na zmiany, i współpracować z biurem rachunkowym z dowolnego miejsca. To realna oszczędność czasu i prostszy sposób prowadzenia biznesu w coraz bardziej cyfrowym świecie.
