Obowiązek KSeF a elektroniczny obieg faktur – o co chodzi?
KSeF to platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów, która służy do wystawiania i otrzymywania e-faktur drogą elektroniczną. Zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem od 1 lutego 2026 r. korzystać z niej będą musieli przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten obejmie pozostałe firmy.Obligatoryjne korzystanie z platformy przez polskich przedsiębiorców z jednej strony stanowi wyzwanie związane z dostosowaniem się do nowych standardów, z drugiej – otwiera możliwości związane z transformacją dotychczasowego modelu przetwarzania dokumentów na bardziej nowoczesny i efektywniejszy.
Elektroniczny obieg faktur a wyzwania przed wdrożeniem KSeF
Faktura ustrukturyzowana (e-faktura) to forma dokumentowania sprzedaży, która zawiera określone w przepisach informacje, ma określoną strukturę i jest zapisana w odpowiednim formacie.By móc korzystać z e-faktur i przygotować swoją firmę do obowiązku korzystania z KSeF przedsiębiorcy powinni rozważyć wdrożenie odpowiednich systemów do elektronicznego fakturowania – takich, które pozwalają na integrację z KSeF. Odpowiednie narzędzie powinno umożliwiać tworzenie i opisywanie dokumentów zgodnie ze strukturą logiczną e-faktury. Wtedy, po odpowiedniej integracji z API KSeF, faktura ustrukturyzowana będzie przekazywana do Krajowego Systemu, który sprawdzi, czy dokument jest zgodny ze standardem. Jeśli tak, to e-fakturze zostanie nadany indywidualny numer i będzie ona zarejestrowana w systemie.
Jednak dostosowanie procesów księgowych do nowej rzeczywistości nie sprowadza się wyłącznie do technicznej integracji z rządową platformą. Wymaga uporządkowania wewnętrznych procedur związanych z obiegiem faktur.
Wdrożenie elektronicznego systemu zarządzania fakturami – przygotowanie na KSeF
Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów zintegrowanego z KSeF może być szansą na uporządkowanie i automatyzację wielu powtarzalnych działań.Fundamentalną rolę w kontekście automatyzowania i standaryzowania workflow faktur odgrywa dedykowane narzędzie informatyczne – umożliwiające i usprawniające elektroniczny system obiegu dokumentów w firmie. Takie oprogramowanie powinno być też regularnie aktualizowane oraz rozwijane, by zmieniać się wraz z firmą i ustawodawstwem.
Komentarze (0)